Aquí te vamos a explicar todos los beneficios que brinda utilizar un diagrama de flujo en el trabajo.
La organización en el trabajo es vital para mantener la productividad y ser eficientes en la gestión del tiempo. Hay varias herramientas que pueden ayudar a jerarquizar las tareas e información. Por eso también muchas personas se preguntan: ¿para qué sirve un flujogramas de procesos? Aquí te vamos a dar la respuesta y también te daremos a conocer los beneficios de utilizarla. Es muy fácil hacerlo, más ahora con aplicaciones de diagramas que incluso lo hacen más intuitivo.
Antes de profundizar en explicaciones, vamos a definir primero qué es un flujograma. También conocido como diagrama de flujo, se utiliza para explicar la secuencia de actividades dentro de un proceso, que se está aplicando o está por realizarse. Es perfecto para planificar lo que viene. Va a mostrar por dónde se comienza, cuáles son los puntos claves y también cómo se terminará.
Al ser visual, esto ayuda a que todos los involucrados puedan ver los pasos que se tienen que seguir y el rol que tendrá cada persona o equipo. Todo se vuelve más intuitivo, por lo que es una gran herramienta colaborativa. Aquí se incluye la información necesaria, también los materiales, cuáles caminos podrían tomarse en el proceso y en cuántas partes consta este proceso.
¿Para qué sirve un flujograma de procesos?
Su principal objetivo es garantizar la calidad del proceso que se está realizando y también mejorar la productividad. El diagrama de flujo, al generar un orden mediante su esquema, permite también trazar caminos mucho más claros para llegar al éxito en un proyecto. Además, es una manera gráfica de representar el proceso y esto brinda grandes beneficios que vamos a detallar.
Un detalle vital son los símbolos gráficos. Las flechas que se van a utilizar significan los pasos que se van a seguir. También es una manera de jerarquizar. Su secuencia y su relación con los otros elementos ha hecho que sea una de las herramientas más utilizadas en las empresas.
Este método nace en 1921, gracias a Frank y Lillian Gilbreth, que buscaban documentar el flujo para estudiar los procesos de trabajo. La idea era optimizar, ahorrar algunos pasos, hacerlo de manera más eficiente. Menos tiempo en algunos proyectos significa mayor rentabilidad. Así, ellos se dieron cuenta que con el flujograma de procesos es más fácil ver los errores o inconsistencias, porque se tiene una imagen general sobre el proyecto.
Los beneficios de un flujograma de procesos
Aquí vamos a dar algunas de las razones por las que un diagrama de flujo es una gran opción. Lo primero a tener en cuenta es que permite controlar la calidad. Esto significa que al tener en claro cuáles actividades podrían ser eliminadas porque no brindan un valor agregado, significaría que mejora el proceso.
Además, brinda una visión amplia que permite comprender a carta cabal todos los pasos que se tendrán dentro del proceso. Esto ayuda a ver la relación que pueden tener las diferentes áreas de una empresa para elaborar un proyecto en común, qué le puede aportar cada uno de ellos, cuáles son las actividades que tendrán que compartir. Ayuda a ir de lo general a lo más específico.
Por otro lado, ayuda a identificar las necesidades que pueden tener los clientes, y a partir de ello ajustar lo necesario para que el proceso tenga un buen cierre. También el diagrama de flujo ayuda a tener una mejor comunicación, porque al apoyarse en palabras claves que encierran un concepto, será más fácil para que todos entiendan. Lo importante, como siempre, es escoger las palabras correctas. Por eso es importante que todos estén capacitados.
Finalmente, para terminar de responder a la pregunta: ¿para qué sirve un flujograma de procesos? Hay que decir que definitivamente ayuda a acortar los tiempos y eso también significa aminorar los costos. Todo se optimiza.
Las diferentes áreas también van a empezar a ver las mejoras y el engranaje irá mejorando. Esta es una gran opción a utilizar y, como hemos explicado, brinda grandes beneficios.
