Crear una rutina laboral y tomar acuerdos de comunicación con el equipo de trabajo son algunas de las sugerencias
Sandra de los Santos / Aquínoticias
La pandemia del coronavirus nos está obligando a trabajar en casa. El llamado «home office» es algo nuevo para la mayoría de las personas, pero hay quienes llevan años desempeñando sus funciones laborales a distancia.
Carmen Villa Chávez es psicóloga con maestría en políticas públicas en educación. Desde el 2016 es coordinadora de programas para América Latina y el Caribe de la Red de Becarios de la Fundación Kellogg. La sede de su trabajo no está ni siquiera en México y ella realiza sus actividades desde Tuxtla Gutiérrez.
Con base a su experiencia nos platica cuáles considera que son los retos y oportunidades que se presentan al trabajar a distancia y desde casa.
La autogestión del tiempo
Cuando se trabaja en la oficina hay un control interno del tiempo y las actividades que se realizan, pero cuando se labora a distancia se tiene que hacer una autogestión de ese tiempo, es decir, las propias personas deciden a qué hora trabajar y cuánto tiempo le dedican a cada actividad. Aunque, también, algunas organizaciones aún a la distancia controlan el horario de trabajo de sus colaboradores.
Para Carmen Villa es importante dedicar un horario determinado al trabajo, que exista un momento de inicio y otro de finalizar porque si no se puede caer en el vicio de que todo el día se está laborando, o bien, que se terminan haciendo las actividades de última hora.
Al estar en casa es muy fácil distraerse con otras actividades e involucrarse con muchas a la vez, pero se corre el riesgo de no terminar haciendo ninguna. Por eso es necesario dividir los momentos que se emplean para el trabajo y los que se dedican a las actividades del hogar o el descanso.
El autogestionar el tiempo laboral permite tomar en cuenta las necesidades individuales y hacer los ajustes necesarios. Por ejemplo, Carmen Villa, dice que una de las ventajas que ella aprovecha es el poder desayunar y comer en casa y dedicar ese tiempo a su familia.
Destinar un lugar para el trabajo
La mayoría de las personas que están haciendo «home office» es la primera vez que están teniendo la experiencia y es probable que no cuenten con un espacio en casa dedicado a las actividades laborales.
La recomendación es que adecúen un espacio y de preferencia que no sea el mismo lugar que dedican a su descanso o la convivencia familiar. No les digo que se pongan ahora mismo a construir un estudio o algo así, me refiero a que busquen un lugar en su propia casa para trabajar en el que se sientan cómodos, tengan suficiente luz, y tengan los menores distractores posibles.
Ese lugar también tiene que considerar que habrá momentos en que se tomarán llamadas o videollamadas, sino se cuenta con el espacio suficiente, es necesario tomar acuerdos con la familia para evitar interrupciones.
Comunicación interna a distancia
Es necesario que como grupo de trabajo se tenga definido un canal y un horario de comunicación. Con la finalidad de que las personas involucradas en el trabajo puedan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible y no se tenga que reelaborar algún trabajo o no se genere frustración en el equipo por no comunicar de manera eficiente lo que se espera.
Cuando no se tienen canales de comunicación claros ya sea porque no se está utilizando el medio adecuado o no se están dando las indicaciones de manera correcta lo que sucede es que se tiende a trabajar más de la cuenta porque se hace dos o hasta tres veces la misma actividad porque no es lo que se solicitó o lo que se esperaba por eso hay que tener cuidado con ese tema.
Cada equipo de trabajo puede definir su canal de comunicación dependiendo sus funciones y puede ser desde el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería, las videoconferencias o un hibrido de ellas dependiendo lo que se busca.
La comunicación tiene que ser clara y efectiva porque se pueden caer en los mismos vicios que se recurren de manera presencial y generar reuniones (así sean a distancia) por temas innecesarios o que se pueden resolver con un correo electrónico o un mensaje.
Prepararse para la jornada laboral
Para muchas personas puede sonar atractivo hacer trabajo desde casa y piensan que es la posibilidad de estar en pijama y en la cama con la computadora todo el día, pero a decir de Carmen Villa eso puede resultar algunos días, pero no es lo recomendable como hábito.
Para mí es importante prepararme para trabajar, desde estar con la presentación adecuada por si en algún momento se presenta una videollamada o simplemente porque es mi forma de decirme que estoy en horario laboral.
Para Carmen Villa el quedarse a trabajar en el mismo lugar que se descansa hace que las personas pierdan hasta la noción del tiempo y a la larga se cansen más pronto de esa rutina.
La pandemia del coronavirus, sin duda, va a cambiar en un sector de la población su dinámica laboral y de relación familiar. La curva de aprendizaje para poder lograr las tareas que se trazan debe de ser lo más corta posible y para ello se puede echar mano de tutoriales y aplicaciones que ayuden a que se pueda aprender mejor y más rápido cómo trabajar desde casa sin fracasar o frustrarse en el intento.
